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Dojen | digitale Datenerfassung

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Digitale Datenerfassung

Die große Kunst ist es möglichst wenig Aufwand für die Erfassung und Digitalisierung der Daten aufzuwenden. Mit unseren digitalen Stift haben wir hier eine ideale Möglichkeit geschaffen Daten wo sie entstehen einfach, schnell und günstig zu erfassen.

Daten direkt mit dem Stift erfassen

Daten dort zu erfassen wo sie entstehen und Sekunden später die Informationen im Büro zur Verfügung zu haben ist ein Traum. Wenn die Daten dann noch direkt an der richtigen Stelle in Ihrer Organisationslösung zur Verfügung stehen, dann ist es unbezahlbar.

Mit unserer Stiftlösung haben wir genau das erreicht. Ihre Mitarbeiter erfassen die Daten wie bisher gewohnt mit einem Kugelschreiber. Egal ob Monteure vor Ort, Vertriebsmitarbeiter bei Kundenbesprechungen, Bauleiter bei der Bauabnahme, Innendienst bei Kundenanfragen im Showroom, Lageristen im Lager oder Mitarbeiter bei der Zeiterfassung.

Die Daten wie gewohnt in einem Formular erfasst und direkt in die Organisationslösung übertragen. Dabei wird nicht nur ein Bild vom Formular übermittelt, sondern die Daten direkt als Datenbankfelder übertragen und verarbeitet. Dadurch entfällt jegliche Doppelerfassung von Daten.


Die digitale Stifttechnologie verbindet die Vorteile der digitalen und analogen Welt:

  • die gewohnte Handhabung mit Stift und Papier
  • die schnelle Verfügbarkeit und Verarbeitung erfasster Daten durch die IT
Das schöne an der digitalen Datenerfassung mit dem Stift ist, dass Sie wie gewohnt arbeiten können. Wie bisher drucken Sie an ihrem normalen Drucker auf normalen Papier ihr Formular aus. Ihr Mitarbeiter füllt nun mit unserem Stift das Formular aus.


Bild vom Stift für die digitale DatenerfassungDer Stift ist direkt mit dem Handy des Mitarbeiters verbunden und sendet die Daten direkt an das Gerät. Hier könnte man sogar auf Wunsch noch Bilder hinzufügen. Sobald das Handy Internetverbindung hat, werden die Daten ins Büro geschickt und sofort verarbeitet.





Die digitale Datenerfassung mit dem Stift kann in nahezu allen Bereichen eingesetzt werden. Überall wo Formulare im Einsatz sind können diese direkt mit dem Stift erfasst und digitalisiert übertragen werden.

Auch Unterschriften sind dabei rechtssicher. Es kann sogar dokumentiert werden, dass die Unterschrift nach allen anderen Eintragungen erfolgt ist.

Beispiele für die Einsatzgebiete sind:
  • Bauabnahme beim Kunden vor Ort mit Unterschrift (dabei kann das Formular beim Kunden bleiben)
  • Zeiterfassung der Monteure ohne zusätzliche Hardware
  • Kundenaufmaß für die Auftragsvorbereitung
  • Verkaufsgespräch mit Kunden und dokumentation besprochener Einzelheiten
  • Erfassung von Regiearbeiten und Zeiten
  • Materialerfassung
  • Buchung von Material im Lager
  • Adresserfassung von Interessenten auf Messen oder im Showroom
Sie werden erstaunt sein wie günstig die Einfürung der Lösung mit unserem Stift ist.

Die Kosten setzen sich aus 2 Faktoren zusammen:
  1. Die einmalige Lizenzkosten und Erstellung von Formularen
  2. Monatliche Kosten für den Stift und die Datenübertragung und Verarbeitung

Die einmaligen Kosten sind individuelle Kosten und können nicht pauschal angegeben werden. Allerdings werden sich diese Kosten innerhalb kürzester Zeit rentieren.

Die monatlichen Kosten sind gering und vergleichbar mit der Gebühr eines guten Handyvertrages. Wir haben ein Mietmodell entwickelt bei der Sie den Stift mieten. Je nach Anzahl der eingesetzten Stifte beträgt die monatliche Gebühr ab 48,- €.

Rechnen Sie einmal hoch wie viele Formulare Sie im Monat manuell in Listen oder Softwarelösungen übertragen?

Da Sie wie gewohnt mit Ihren Formularen und Papier und Stift arbeiten, entfallen aufwändige Schulungen. Eine kurze Einweisung der Mitarbeiter genügt und ab dann sparen Sie täglich Zeit und Geld.

Jeder Prozess bzw. Arbeitsschritt im Unternehmen kostet Zeit und damit Geld. Kennen Sie in Ihrem Unternehmen die aktuellen Zeitaufwände für die folgenden Arbeitsschritte:

  • Vorbereiten der Dokumente (sortieren, sammeln, zuordnen)?
  • Einscannen der Dokumente?
  • Richtiges Umbenennen der (PDF)Dateien?
  • Archivieren der (PDF)Dateien im Explorer und/oder in einem CRM/ERP-System?
  • Zweiterfassen der Daten/Informationen in einem CRM/ERP-System?
  • Schrifterkennung durch OCR?
  • Überprüfung und ggf. Korrektur der Datensätze?
Neben den harten Kosten kommt hinzu, dass es meist ungeliebte Arbeit ist und deshalb liegen bleibt. Dies ruft wieder einen höheren Aufwand bei der Suche nach den Dokumenten hervor.

Mit digitalen Stiften stehen Ihnen eine schnelle und einfache Technologie zur Verfügung, mit der durch Optimierungen der Arbeitsprozesse erhebliche Verarbeitungszeiten und Kosten eingespart werden können.

Video digitale Datenerfassung